Obrigações acessórias do Simples Nacional: o que a empresa optante ainda precisa entregar

O Simples Nacional simplifica o recolhimento, não a obrigação de declarar. A empresa optante continua sujeita a declaração mensal, declaração anual, escrituração de livros, emissão de documento fiscal e (cada vez mais) às obrigações digitais que nasceram fora do regime e o alcançaram mesmo assim. A maior parte das autuações que atingem optantes não vem do imposto pago a menos: vem da declaração entregue errado, entregue tarde ou não entregue.

PGDAS-D: a declaração que também é confissão de dívida

A apuração mensal é feita no PGDAS-D, e há um detalhe que muda a natureza da coisa: a declaração constitui o crédito tributário. O valor declarado é dívida confessada, não depende de lançamento, de auto de infração ou de notificação prévia para ser exigido.

Isso tem três consequências práticas:

• Declarar e não pagar não é omissão: é dívida líquida e certa, que segue direto para cobrança e inscrição em dívida ativa;
• Declarar valor errado a maior constitui dívida maior do que a devida, e corrigir exige retificação, não basta pagar o valor certo;
• A entrega é mensal e obrigatória mesmo sem receita. Empresa parada que deixa de declarar acumula multa por atraso, não zero.

A retificação do PGDAS-D é possível e tem a mesma natureza da declaração original. Quando ela reduz valor já pago, gera pagamento a maior, que não retorna automaticamente e depende de pedido de restituição próprio, com prazo de cinco anos.

DEFIS: a declaração anual que ninguém lê

A DEFIS é a declaração de informações socioeconômicas e fiscais, entregue uma vez por ano com dados do ano-calendário anterior. Ela não calcula imposto, e talvez por isso seja preenchida no automático, o que é um erro, porque é dela que sai boa parte do cruzamento que a Receita faz com o optante.

Os campos que mais geram divergência: o ganho de capital na venda de bens do ativo, os rendimentos distribuídos aos sócios, o saldo em caixa e bancos ao fim do ano, e o número de empregados. A distribuição de lucros informada na DEFIS é confrontada com a declaração de imposto de renda dos sócios; divergência aí é convite a malha fina de ambos os lados.

Vale lembrar que a isenção sobre lucros distribuídos tem limite quando a empresa não mantém escrituração contábil completa. Empresa que distribui além do presumido sem contabilidade que o comprove está distribuindo com incidência, e informou isso, ela mesma, na DEFIS.

Livros e documentos: o que continua obrigatório

Simples não significa dispensa de escrituração. O optante permanece obrigado a manter, conforme a atividade:

• Livro Caixa, com toda a movimentação financeira e bancária, dispensado quando há escrituração contábil completa (Diário e Razão);
• Livros de registro de entradas e de inventário, para quem opera com mercadorias;
• Livro registro dos serviços prestados e, quando aplicável, dos serviços tomados;
• Documentos fiscais de todas as operações, emitidos conforme a legislação do estado e do município.

Há uma razão prática forte para manter escrituração contábil completa mesmo quando a lei admite o Livro Caixa: é ela que permite distribuir lucro isento acima do limite presumido, que sustenta o resultado em uma fiscalização e que viabiliza qualquer operação de crédito, venda ou entrada de sócio. A economia de dispensar contabilidade costuma ser menor que o primeiro problema que ela cria.

As obrigações digitais alcançaram o Simples

Este é o ponto que mudou o dia a dia do optante nos últimos anos e ainda pega empresas desprevenidas: eSocial, EFD-Reinf e DCTFWeb não são exclusividade dos regimes maiores.

Empresa do Simples com empregados presta informação no eSocial e recolhe FGTS pelo ambiente digital. Empresa que sofre ou pratica retenções, inclusive a retenção previdenciária de 11% na cessão de mão de obra e as retenções de IR sobre serviços, entra na EFD-Reinf. E a DCTFWeb passa a ser o meio de confissão das contribuições previdenciárias que não estão no DAS, situação típica das atividades do Anexo IV.

O erro mais comum aqui é de premissa: "sou Simples, isso não é comigo". A obrigatoriedade decorre da existência de empregado ou de retenção, não do regime tributário. E a multa por atraso incide por declaração, independentemente de haver valor a recolher.

O cruzamento que a Receita faz, e que quase ninguém antecipa

A fiscalização do Simples hoje é majoritariamente eletrônica, e ela funciona confrontando declarações que a própria empresa entregou. Conhecer os confrontos permite conferi-los antes.

Nota eletrônica contra PGDAS-D. O total de NF-e e NFS-e emitidas no período é comparado com a receita declarada. Divergência gera intimação quase automática. As causas legítimas mais comuns são nota cancelada tratada no período errado, devolução, e diferença entre regime de caixa e competência, todas explicáveis, desde que documentadas.

DEFIS contra a declaração dos sócios. A distribuição de lucros informada na DEFIS é confrontada com o que os sócios declararam como rendimento isento. Sócio que declara mais do que a empresa informou, ou empresa que distribui acima do limite presumido sem escrituração contábil completa, aparece nos dois lados.

eSocial contra a folha declarada. Remuneração informada no eSocial é comparada com a base usada no fator R e com a CPP recolhida, relevante para quem depende do fator R para permanecer no Anexo III, porque folha inconsistente derruba o enquadramento retroativamente.

Cartões e meios de pagamento. As administradoras informam o volume transacionado por CNPJ. Receita declarada abaixo do transacionado é um dos gatilhos mais frequentes de malha para comércio e serviço.

O ponto prático: todos esses confrontos usam dados que a empresa pode levantar sozinha, antes. Conferir uma vez por ano custa pouco e evita responder intimação com prazo curto e sem documento organizado.

Por quanto tempo guardar

A obrigação de guarda acompanha o prazo em que o Fisco pode revisar, em regra, cinco anos, contados conforme a natureza do tributo e do fato. Na prática, isso significa manter disponíveis, por todo o período:

• Documentos fiscais de entrada e de saída, inclusive os cancelados;
• Livros fiscais e contábeis, ou o Livro Caixa quando é o caso;
• Comprovantes de recolhimento do DAS e das obrigações fora dele;
• Recibos de entrega de PGDAS-D e DEFIS de cada competência;
• Documentação trabalhista e previdenciária, que tem prazos próprios, geralmente maiores.

Vale notar o outro lado dessa moeda: o mesmo acervo que a fiscalização pode exigir é o que sustenta um pedido de restituição. Empresa que não guarda documento não consegue provar o que pagou a maior, e perde crédito legítimo por falta de prova, não por falta de direito.

O custo do atraso

As penalidades do regime são proporcionalmente pesadas porque incidem sobre empresas pequenas:

• PGDAS-D em atraso: multa mensal calculada sobre o valor dos tributos declarados, com valor mínimo por declaração, e o mínimo é o que atinge a empresa sem movimento;
• DEFIS em atraso: multa própria, também com valor mínimo;
• Declaração retificada que aumenta valor devido: os acréscimos incidem sobre a diferença, contados do vencimento original;
• Falta de emissão de documento fiscal: além da multa, é hipótese de exclusão de ofício do regime.

Há redução relevante da multa quando a declaração é entregue antes de qualquer procedimento de ofício. Regularização espontânea vale bem mais barato que regularização depois da intimação, e é por isso que descobrir a pendência antes do Fisco tem valor econômico direto.

O MEI tem um conjunto próprio, e mais curto

O microempreendedor individual está dentro do Simples, mas com obrigações bem mais enxutas, e é justamente por isso que o desenquadramento pega tanta gente desprevenida.

Enquanto MEI, a empresa recolhe valor fixo mensal, entrega apenas a declaração anual do MEI e mantém um registro simplificado de receita, com guarda das notas de compra e das notas de venda emitidas a pessoa jurídica. Não há PGDAS-D mensal, não há DEFIS, não há escrituração contábil obrigatória.

Quando ocorre o desenquadramento, por excesso de receita, por atividade não permitida, por entrada de sócio ou por contratação de mais de um empregado, a empresa passa a ser microempresa e herda de uma vez todo o conjunto de obrigações do regime: PGDAS-D mensal desde a data de efeito, DEFIS do exercício, livros fiscais, e eventualmente eSocial e certificado digital.

O problema é o efeito retroativo. Quando o desenquadramento retroage ao início do ano, a empresa precisa entregar PGDAS-D de competências já vencidas, cada uma com multa por atraso, ainda que o imposto correspondente venha a ser pago. Não é raro que a multa acessória acumulada supere a diferença de tributo que motivou o desenquadramento.

A providência que evita isso é banal e quase nunca feita: acompanhar o acumulado de receita mês a mês, e não apenas no fim do ano. Quem percebe a aproximação do limite ainda dentro do exercício consegue planejar a transição; quem percebe em fevereiro do ano seguinte só administra o passivo.

Quem responde pela obrigação acessória

Uma dúvida recorrente em empresa pequena: se a contabilidade é terceirizada, de quem é a responsabilidade quando a declaração não é entregue?

Perante o Fisco, a obrigação é sempre do contribuinte. A multa é lançada contra a empresa, o débito é inscrito no CNPJ dela e a exclusão do regime atinge a ela. O contrato com o escritório contábil pode gerar direito de regresso na esfera civil, mas não transfere a obrigação tributária nem suspende a cobrança.

A consequência prática é que a empresa precisa acompanhar a entrega, não apenas contratá-la. Guardar o recibo de cada PGDAS-D e de cada DEFIS, conferir mensalmente se a declaração foi transmitida e manter acesso próprio ao e-CAC e ao Domicílio Tributário Eletrônico são medidas triviais que evitam descobrir a pendência anos depois, quando a multa já acumulou e a espontaneidade já se perdeu.

O que revisar em uma empresa optante

Um diagnóstico de conformidade no Simples é rápido e costuma achar coisa:

• Todas as competências de PGDAS-D dos últimos cinco anos foram entregues, inclusive as sem movimento?
• As DEFIS do período estão entregues e os valores de distribuição de lucros batem com a declaração dos sócios?
• A empresa está obrigada a eSocial, EFD-Reinf ou DCTFWeb e vem cumprindo?
• Há divergência entre a receita declarada no PGDAS-D e o total de notas emitidas no período?
• Existe retificação pendente que gerou pagamento a maior sem o correspondente pedido de restituição?

Essa última pergunta é a que mais devolve dinheiro. Retificação sem pedido de restituição é trabalho feito pela metade: a declaração fica correta e o valor continua com a Receita.

Vale registrar uma inversão útil de perspectiva. Obrigação acessória costuma ser tratada como custo puro, trabalho que não gera receita e só evita multa. Na prática, ela é o acervo probatório da empresa: é a declaração entregue, o livro escriturado e a nota guardada que permitem demonstrar pagamento a maior, sustentar enquadramento em fiscalização e instruir pedido de restituição. Empresa desorganizada não perde só em multa; ela perde o direito que teria, por não conseguir prová-lo. Nas revisões que fazemos, o fator que mais limita o valor recuperável não é a tese aplicável, é a qualidade da documentação disponível no período.

Conformidade é o que sustenta a economia

Não adianta acertar o anexo, o fator R e a segregação de receitas se a empresa perde o regime por débito não regularizado ou por declaração não entregue. Conformidade não reduz carga por si, mas é a condição para manter a redução que foi conquistada.

Se a sua empresa acumulou pendências, o caminho é levantar as competências abertas antes de qualquer intimação, porque a espontaneidade tem valor. Vale ler junto as hipóteses de exclusão do regime, já que boa parte delas nasce de obrigação acessória, e conferir como o DAS é apurado para saber se a divergência é de declaração ou de cálculo. A rotina em si é trabalho de contabilidade estratégica, que é onde essas duas coisas deixam de andar separadas.