Reforma em 2026: a apuração é informativa, mas a obrigação acessória já vale

Circula entre empresários a ideia de que 2026 é um ano de folga na Reforma Tributária: alíquotas simbólicas, apuração de mentirinha, nada a fazer. É o oposto. A apuração deste ano é informativa, mas condicionada, a dispensa do recolhimento depende de a empresa cumprir corretamente a obrigação acessória. Quem não destacar IBS e CBS nos documentos fiscais não está economizando: está desmontando a própria dispensa.

O que efetivamente já vale em 2026

A Receita Federal e o Comitê Gestor do IBS publicaram o Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 1, de 22 de dezembro de 2025, definindo as obrigações acessórias exigíveis ao longo deste ano para o fornecimento das informações destinadas à apuração dos dois novos tributos.

A lógica do desenho é a seguinte: durante 2026, a apuração do IBS e da CBS tem caráter meramente informativo, sem efeitos tributários, e essa ausência de efeito é condicionada ao cumprimento das obrigações acessórias previstas na legislação. Não é uma isenção incondicional do ano; é uma dispensa com contrapartida.

A contrapartida é concreta e aparece no documento fiscal. A mudança mais visível é a obrigatoriedade de destacar IBS e CBS nos documentos fiscais eletrônicos: NF-e, NFC-e, CT-e, NFCom, NF3e e BP-e. No caso da NFS-e, o destaque foi previsto como facultativo no início, para permitir adaptação progressiva do setor de serviços.

Ou seja: o ano é de teste no efeito, não no procedimento. O procedimento é para valer desde já, e é ele que a fiscalização terá registrado quando a cobrança começar de fato.

A multa está suspensa, mas com prazo, e não para sempre

Há um segundo mecanismo de acomodação que precisa ser lido com atenção, porque é o que mais gera leitura equivocada.

Ficou previsto que não haverá aplicação de penalidades pela ausência de preenchimento dos campos relativos aos novos tributos nos documentos fiscais até determinado marco, fixado em função da publicação da parte comum dos regulamentos do IBS e da CBS.

Repare em duas coisas. A primeira é que a dispensa alcança a penalidade, não a obrigação: a exigência de destacar continua existindo, apenas não é sancionada naquele intervalo. A segunda é que o marco não é uma data redonda de calendário, ele é móvel, contado a partir da publicação do regulamento. Empresa que planejou a adaptação para "quando começar a multar" está trabalhando com uma data que ela não controla e que pode chegar antes do previsto.

Na prática, isso transforma a suspensão da multa em uma janela de implantação, não em adiamento do projeto. E janela de implantação de sistema fiscal, em empresa de médio porte, se mede em meses.

Por que a obrigação acessória de um ano informativo importa tanto

A pergunta natural é: se não há tributo a recolher em 2026, por que se preocupar com o preenchimento?

O primeiro motivo já foi dito e é o mais direto: a dispensa é condicionada. A empresa que não fornecer as informações na forma exigida perde o fundamento da não incidência daquele período, e a alíquota de teste, ainda que baixa, aplicada sobre o faturamento anual de uma empresa de porte médio deixa de ser irrelevante.

O segundo é operacional e costuma ser subestimado. Destacar IBS e CBS exige que o ERP conheça, para cada item vendido, a classificação no novo sistema, a alíquota aplicável, as reduções setoriais eventualmente cabíveis e o tratamento do destinatário. Isso não é atualização de versão: é recadastramento de base de produtos e serviços, com validação item a item. Empresa com milhares de SKUs não resolve isso em um mês.

O terceiro é estratégico. O ano informativo é a única oportunidade de errar sem custo. Quem usa 2026 para descobrir divergências entre o que o sistema calcula e o que deveria calcular chega em 2027 com o processo estabilizado. Quem deixa para descobrir em 2027 descobre com efeito financeiro real, em cima de um tributo que substitui PIS e COFINS de uma vez.

O que checar na sua operação agora

A verificação inicial é objetiva e não depende de consultoria para começar:

• Os documentos que a empresa emite já saem com os campos de IBS e CBS preenchidos? Emitir uma nota e abrir o XML responde isso em minutos;
• A base de produtos e serviços foi reclassificada para o novo sistema, ou o sistema está preenchendo por padrão, com um código genérico aplicado a tudo?
• Os documentos que a empresa recebe dos fornecedores estão vindo com os campos preenchidos? É por eles que o crédito futuro será calculado, e fornecedor desorganizado vira problema do adquirente;
• Quem responde pela conferência? Em muitas empresas ninguém foi designado, porque "ainda não vale", e o ano informativo passa sem que ninguém compare o calculado com o devido;
• A empresa participa de operações com tratamento diferenciado, reduções setoriais, alíquota zero, regimes específicos? Esses são justamente os itens que o preenchimento automático erra.

A conferência que dá sentido ao ano de teste

Preencher não é o objetivo; o objetivo é conferir. E é aqui que a maioria das empresas vai desperdiçar 2026.

O trabalho útil consiste em rodar, mês a mês, uma comparação entre o que o sistema apurou de IBS e CBS e o que a operação deveria ter gerado, item a item, à luz do enquadramento correto. Divergência encontrada agora é ajuste de parâmetro; a mesma divergência encontrada em 2027 é diferença a recolher, com multa e juros.

Vale acrescentar uma dimensão que quase ninguém está olhando: essa mesma conferência revela, de quebra, erros do sistema atual. Reclassificar a base de produtos costuma expor NCM incorreto, tratamento equivocado de substituição tributária e itens monofásicos mal segregados, que são fonte de recolhimento indevido nos últimos cinco anos e, portanto, de crédito recuperável.

É por isso que tratamos a adaptação à Reforma e a revisão tributária como o mesmo projeto: os dados que se levanta para uma servem à outra, e fazer duas vezes custa o dobro.

Onde o preenchimento automático erra com mais frequência

Vale antecipar os pontos em que a conferência costuma achar divergência, porque eles se repetem entre empresas de perfis muito diferentes.

Itens com tratamento diferenciado. Produtos e serviços alcançados por redução setorial, alíquota zero ou regime específico são a origem mais comum de erro: o sistema aplica o tratamento padrão a tudo e a exceção passa despercebida. Como essas exceções costumam concentrar volume, alimentos, saúde, insumos agropecuários, transporte, o efeito não é marginal.

Operações que não são venda. Remessa para conserto, bonificação, brinde, amostra, transferência entre estabelecimentos e devolução têm tratamento próprio e quase sempre são as últimas a serem parametrizadas. É onde a divergência aparece em maior proporção sobre o volume de documentos.

Serviços com local de prestação relevante. No novo modelo, a definição do local da operação determina para onde vai o IBS. Empresa que presta serviço fora da sede, ou que atende cliente em outra unidade da federação, precisa que o sistema identifique isso corretamente, e o preenchimento por padrão tende a assumir sempre o mesmo local.

O cadastro do destinatário. O tratamento muda conforme o adquirente seja contribuinte, não contribuinte, optante do Simples ou ente público. Base de clientes desatualizada nesse campo produz destaque errado mesmo com o produto corretamente classificado.

O que vem depois de 2026

Convém manter a régua do calendário à vista, porque ela define a urgência:

• 2026, apuração informativa, obrigação acessória valendo, penalidade suspensa por prazo determinado;
• 2027, extinção de PIS e COFINS e entrada efetiva da CBS. Aqui a apuração passa a ter efeito financeiro real;
• 2029 a 2032, redução gradual de ICMS e ISS com elevação proporcional do IBS;
• 2033, modelo pleno.

O detalhe que muda a prioridade: em 2027 o PIS e a COFINS acabam. Isso significa que as teses de recuperação sobre essas contribuições param de gerar crédito novo ao fim de 2026, e que a mesma equipe que estará ocupada com a implantação da CBS deveria, antes disso, ter concluído o levantamento do que ainda dá para recuperar. As duas coisas competem pelo mesmo calendário e pelas mesmas pessoas.

O ano em que sair na frente é barato

Reforma tributária costuma ser tratada como assunto de 2027 porque é lá que a conta muda. Só que a preparação acontece agora, e ela é mais barata agora do que em qualquer momento futuro: o erro deste ano não tem custo financeiro, e o de 2027 tem.

Se a sua empresa ainda não abriu um XML para conferir se os campos estão preenchidos, esse é o primeiro passo, e ele leva minutos. Se estiverem preenchidos por padrão, com código genérico, o segundo passo é a reclassificação da base, e é aí que o prazo aperta.

Acompanhamos essa transição junto com o diagnóstico do passado, em consultoria tributária e revisão tributária, porque o mesmo levantamento que prepara a empresa para o IBS e a CBS costuma revelar o que ela vem pagando a maior. Para o quadro completo do novo modelo, vale ler o que são o IBS e a CBS e o cronograma da transição ano a ano.